Fonction

Cette fonction s’exerce sous la responsabilité hiérarchique de la Présidente d’Institut (ou de la Coordinatrice Administrative d’Institut) avec délégation au responsable de pôle.
 
Dans le cadre du pôle Bio and Soft Matter (BSMA), le/la titulaire sera amené·e à assurer le secrétariat de proximité pour des équipes de recherche localisées aux bâtiments Boltzmann et Lavoisier. Cette fonction comprend notamment les tâches suivantes :

- Support administratif et logistique :

• l'accueil téléphonique, la gestion du courrier, l'organisation d'événements/réunions (locaux, nationaux ou internationaux) ; l’organisation des défenses de doctorat ;
• la maintenance du stock de fournitures de bureau et de la cafétéria ;
• la gestion du matériel de secrétariat (imprimantes, fax, photocopieuses) et le traitement de premier niveau de menus problèmes (p.ex. panne de photocopieuse) ;
• la gestion des bibliothèques locales ;
• le classement et l'archivage.

- Gestion administrative de la mobilité des chercheurs et chercheuses :

• la prise en charge de l'accueil des chercheurs·euses/visiteurs·euses/stagiaires (internes et externes) ;
• l'aide pour l'organisation des déplacements des membres de l'équipe. 

- Gestion de l’information : la rédaction de PVs et la mise en ligne des informations ;

• La collecte et la mise à jour de différentes bases de données (chercheurs·euses, collaborateurs·trices scientifiques, publications…) ;
• La contribution à l'établissement de statistiques d'activité (p.ex. rapport annuel). 

- Support à la communication :

• Collecte, production et édition de contenu pour les supports de communication de l’institut : sites web, réseaux sociaux, rapports d’activités, brochures d’accueil…
• Création et mise en page de documents (affiches, invitations, powerpoints…) en ce compris des documents en anglais. 

- Organisation logistique d’événements :

• Journées de laboratoire, team building, cleaning day
• Participation à l’organisation des réceptions d’institut, Ph. D. Student’s Day…

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (graduat) en secrétariat de direction (ou de niveau humanités secondaires supérieures avec expérience équivalente) ;
• Bonne expérience et habileté démontrée en ce qui concerne l'utilisation d'outils bureautiques, Web et graphiques. Maîtrise de la suite Office Word, Excel, Sharepoint, Onedrive…, d'un logiciel standard de messagerie électronique, de logiciels de maintenance de bases de données (FileMaker, ...) ;
• Connaissance ou disposition à se former en ce qui concerne les outils Web et de partage de fichiers en usage à l'UCLouvain et dans l'équipe de recherche, tels que Drupal, Alfresco, Google Doc, etc. ;
• Excellente connaissance du français et bonnes capacités rédactionnelles ;
• Connaissance pratique de l'anglais ;
• Sens de l'accueil, esprit d'équipe et facilité de contact ;
• Esprit d'autonomie et d'initiative ;
• Sens de l’organisation ;
• Rigueur, ordre, discrétion.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien