Contexte / Mission

Le/la titulaire assurera la fonction de support administratif aux activités de recherche du pôle Écologie et biodiversité (ELIV) au sein d’un institut de recherche dont les activités sont centrées sur le système Terre (Earth and Life Institute - climat, biodiversité, environnement, chaînes alimentaires).

Il/elle rejoindra la cellule secrétariat de l’institut, dans laquelle il/elle assurera prioritairement le soutien des équipes du pôle ELIV.

Fonction

Dans le cadre de cette fonction, le/la titulaire sera amené·e à assurer :

• l’accueil au sein du pôle ;
• l’accueil des nouveaux membres du pôle : mise à disposition des ressources matérielles nécessaires, demande et suivi des cartes d’accès, vignette parking, accès …;
• le support logistique général, notamment l’implication active dans l’organisation d’évènements au sein du pôle ;
• la mise à jour de données (mailing listes, listing des coordonnées des membres, mise à jour de la signalétique, …) ;
• la communication interne au pôle (newsletter, diffusion des informations générales sur base de listes de diffusion, informations factuelles : nouveaux engagé·es, événements à venir…) ;
• la rédaction du procès-verbal des réunions du bureau du pôle ;
• la participation aux réunions de l’équipe administrative de l’institut, et la contribution à l’implémentation des actions et solutions administratives partagées au niveau de l’institut ;
• le développement et le maintien d’une bonne connaissance de l’institut et de l’institution et de ses rouages organisationnels ;
• le maintien de bonnes relations avec les services de support au sein de l’Institut et de l’institution.

Cette fonction s’exercera sous la responsabilité hiérarchique du/de la président·e d’institut et, par délégation, de la coordinatrice administrative ELI et sous la responsabilité fonctionnelle du/de la responsable de pôle ELIV.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en secrétariat ou diplôme de niveau bachelier avec expérience en (ou intérêt pour) secrétariat ;
• Polyvalence et motivation pour l’apprentissage de nouveaux outils ;
• Maîtrise des outils numériques de base: traitement de texte, tableur, Teams, fichiers partagés ;
• Volonté de se former perpétuellement aux nouvelles technologies et outils de support administratif, notamment liées à l’IA ;
• Bonnes capacités de communication tant orales qu’écrites en français, ainsi que capacités  à communiquer en anglais avec le public international de l’entité ;
• Sens de l’accueil, esprit d’équipe et facilité de contact avec différent·es interlocuteurs·trices ;
• Esprit d'initiative, proactivité pour aller chercher de l'information, sens de l’organisation et capacité à organiser son travail de manière autonome, de trouver des solutions et d’établir des priorités ;
• Sens des responsabilités, de la discrétion et de la convivialité ;
• Esprit de synthèse et capacité d’analyse ;
• Proactivité afin de rester informé·e des activités et projets au sein de l’entité ;
• Envie de travailler à l’interface entre plusieurs équipes constituées de collègues aux profils variés (étudiant·es, chercheur·es, académiques....) passionné·es pas les questions de transition.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.