Contexte / Mission

Le/la secrétaire assure un support administratif et logistique de proximité à plusieurs académiques et chercheurs·euses du Pôle en ingénierie informatique (INGI), en collaboration avec les autres membres de l’équipe administrative de l’institut ICTEAM, et assure le support administratif d’une ou plusieurs commissions de programme de l’EPL.

Fonction

Le/la titulaire assurera la mission de secrétaire de recherche et de commission de programme :

1. En tant que secrétaire de recherche :

• Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier entrant et sortant, classement et archivage ;
• Support administratif aux académiques et chercheurs·euses : photocopies, rédaction de courriers, avis d'absence… ;
• Gestion des stocks de consommables, des locaux, du matériel, des incidents techniques ;
• Organisation de réunions (réservation de locaux, préparation de pauses-café...) ;
• Organisation de voyages (réservation de titres de transport, de logements) ;
• Participation à l'organisation d'événements et de conférences scientifiques ;
• Prise en charge des démarches administratives et logistiques liées à l’engagement et accueil des chercheurs·euses/visiteurs·euses/stagiaires ;
• Support à l’enseignement : organisation des surveillances d’examens, photocopies et scans ;
• Gestion des publications scientifiques (collecte des données et encodage) ;
• Contribution à la gestion de la communication au sein de l’institut, au sein d’une équipe de contributeurs·trices.

2. En tant que secrétaire d’une ou plusieurs commissions de programme :

• Suivi administratif des programmes des étudiant·es et du portefeuille de cours de la commission ;
• Réunions de la commission de programme et des comités de cycles : convocations, prise de notes, rédaction de PV ;
• Organisation des défenses de mémoires ;
• Accueil téléphonique et aide de première ligne aux étudiant·es ;
• Support à la communication de la commission (pages web, brochures, ...) ;
• Archivage et classement.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) ou CESS avec expérience jugée équivalente
• Maîtrise des outils informatiques bureautiques (suite Office + Outlook)
• Connaissance ou disposition à se former aux outils informatiques en usage à l'UCLouvain et au sein d’ICTEAM en particulier
• Bonne capacité rédactionnelle en français (prise de notes, textes courts), excellente orthographe
• Capacité de communication en anglais (oral et écrit, niveau B1 minimum)
• Sens de l'accueil et du service
• Capacité à travailler en équipe, facilité de contact avec différent·es interlocuteurs·trices
• Rigueur, fiabilité, discrétion
• Capacité à s’organiser de manière autonome et à établir des priorités, sens des responsabilités
• Flexibilité
• Disposition à se former, proactivité pour aller chercher l’information, attrait pour la nouveauté
• Esprit de synthèse et capacité d’analyse, curiosité
  
  

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.