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L’UCLouvain recherche un·e Secrétaire de recherche (H/F/X)

Référence du poste : SF  32981
Publication interne et externe jusqu'au 03/07/2022

 

Pour l'"Institute Of NeuroScience" (IONS), du Secteur des sciences de la santé (SSS)
Site principal :  Bruxelles (Woluwé)

Contrat au cadre, à temps partiel (60%), pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : dès que possible

 

Fonction

 

La fonction proposée comporte trois volets : un support administratif multifonctions, un support spécifique pour les études cliniques réalisées par les chercheurs/chercheuses de l’institut et un support administratif spécifique pour les chercheurs/chercheuses du pôle « neurosciences cliniques » (pôle NEUR) de l’institut.
 

Support administratif :
 

  • Accueil et gestion du courrier/courriel et appels téléphoniques entrants (répondre aux demandes d’informations diverses)
  • Gestion des stocks consommables/non consommables, commande des fournitures
  • Gestion des accès aux locaux de l’institut
  • Organisation des missions à l’étranger (congrès, colloques…)
  • Accueil des chercheurs/chercheuses visiteurs·euses
  • Accueil et formalités administratives pour les nouveaux·elles arrivant·es/engagé·e·s
  • Organisation des événements et activités de l’institut (réunions, séminaires, colloques, …) : réservation salles, communication (annonce et diffusion), catering, matériel divers
  • Support pour mise à jour des bases de données internes et institutionnelles (mailing list, fichiers du personnel IoNS, publications…)
  • Diffusion des informations scientifiques à la communauté IoNS
  • Mise à jour des pages Web de l’institut
  • Participation à la préparation des rapports d’activité de l’institut (collecte des informations)


Support administratif et organisationnel pour les études cliniques :
 

  • Organisation pratique des études cliniques (lien avec les patient·es, suivi des rendez-vous prévus dans les études (prises de sang, imagerie médicale, etc.) en utilisant les outils mis à disposition par les cliniques universitaires ; suivi journalier des études, mise à jour des fichiers études, accueil des patient·es, contact avec les cliniciens·nes ;
  • Mise en place et mise à jour de fichiers partagés pour le suivi des patient·es recruté·e·s dans des études longitudinales.


Support administratif pour les membres du pôle neurosciences cliniques (NEUR) :
 

  • Réunions du pôle neurosciences cliniques (NEUR) de l’institut : organisation des réunions, rédaction du PV de la réunion.
  • Organisation des réunions scientifiques du pôle des neurosciences cliniques et envoi du calendrier et des invitations.


Cette fonction est susceptible d’évolution selon les besoins du service.


 

Qualifications et aptitudes requises

 

  • Diplôme de niveau bachelier en secrétariat ou en langues et/ou expérience probante
  • Parfaite maîtrise du français, écrit et oral
  • Maîtrise de l’anglais (min.B2), écrit et oral
  • Connaissance des programmes de la suite Microsoft Office et Microsoft Teams
  • Une expérience dans l’utilisation d’outils de gestion des données et/ou l’édition web est un atout
  • Sens de l’organisation et flexibilité
  • Qualités relationnelles et sens de la communication (contacts avec les patient·es qui participent aux études cliniques)

 

 

L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, veille à l’égalité des chances et est attentive et respectueuse de la diversité. Pour toute question à ce sujet, merci de prendre contact à l’adresse :
jobs-diversite@uclouvain.be.

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