Fonction

La personne assurera le secrétariat de proximité et la gestion administrative du pôle de droit public (PJPU), en collaboration avec les autres membres du personnel administratif du pôle, de l’Institut et de la Faculté. Cette fonction comprend notamment les activités suivantes :
 

• le secrétariat général : gestion du courrier, agendas, archivage, accueil téléphonique, copies, salles de réunion, catering, … ;
• l’accueil des académiques, assistant·es, chercheurs·euses, étudiant·es, visiteurs·euses ; l’organisation de séjours et déplacements IN et OUT ;
• l’organisation logistique et administrative de manifestations scientifiques (colloques, conférences, séminaires, etc.) ;
• l’appui à la promotion des activités ;
• la gestion du site Internet du pôle et des centres qui y sont rattachés, en collaboration avec l’éditrice de référence, ainsi que des pages et sites Internet spécifiques à certain·es académiques ou projets de recherche ;
• l’aide à la rédaction de la newsletter ;
• la maintenance de bases de données (mailing lists, …) ;
• la gestion administrative et comptable des projets de recherche, en collaboration avec la gestionnaire logistique et comptable : suivi des contrats de recherche, les démarches relatives à l’engagement des chercheurs·euses, l’aide à l’élaboration des budgets des projets, le soutien à la gestion des comptes de ressources extérieures et reporting de la recherche ;
• l’aide à la rédaction de rapports ;
• l’aide à la préparation de l’édition des publications et à la réalisation de supports de conférences, séminaires (Abstract, Powerpoint, …) ;
• la gestion des bureaux, du matériel (commandes achats et suivis) ;
• le traitement de l’information comptable en collaboration avec le gestionnaire logistique et comptable ;
• le suivi des contacts avec les services généraux compétents (Assurances, Auditoires, Administration de la recherche, etc.) ;
• le support logistique à l’enseignement : gestion de certains aménagements d’horaires, examens, avis aux valves, aide à l’organisation d’événements, aide à la réalisation de supports de cours, etc.
   

Au sein de l’Institut, la plupart des secrétaires sont affectées tant à des tâches dites « de proximité » (ci-dessus) et qu’à des tâches dites « transversales » (services à tous les membres de l’Institut). Les tâches transversales pourraient notamment comprendre, en l’espèce, le soutien administratif au comité de rédaction de la Louvain Law Review – Annales de droit de Louvain et/ou un apport aux activités de communication de l’Institut (site internet, newsletter, etc.) et/ou un apport à la gestion des invitations de conférencier·ères étranger·ères (Louvain Global College of Law).

L’engagement dans l’Institut implique ainsi une certaine mobilité, la personne recrutée pouvant être amenée à fournir des services au bénéfice de plusieurs entités de l’Institut.

Cette fonction s’exerce sous la responsabilité hiérarchique du Président de l'Institut JURI.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau graduat/bachelier professionnalisant ou diplôme de niveau humanités secondaires supérieures avec expérience professionnelle jugée équivalente.
• Capacité de rédaction, excellentes orthographe et syntaxe.
• Très bonne connaissance des outils informatiques (Word, Excel, Power Point, PDF editing, visioconférence, agenda partagé, outils internes (DIAL, DRUPAL, …), …).
• Dynamisme et proactivité, polyvalence, autonomie, très bon sens de l’organisation, capacité à réaliser plusieurs tâches en parallèle, esprit d’équipe.
• Sens de l’accueil, des contacts et du service.
• Rigueur et précision.
• Aptitude à appréhender les procédures administratives internes et les appliquer en concertation avec les services compétents.
• La connaissance de l’anglais est indispensable. La connaissance du néerlandais constitue un atout.
• Disponibilité ponctuelle pour activités réalisées en soirée ou durant les week-ends.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.