Fonction

La personne viendra renforcer le staff administratif de l’Institut 1/ comme secrétaire de recherche au sein du pôle de droit public (10%) et du centre de théorie du droit (40%) et 2/ comme secrétaire d’institut, au sein de l’Institut JUR-I en tant que tel (30%).
 
Cette fonction s’exerce sous la responsabilité hiérarchique du Président de l'Institut JUR-I.

1/ Secrétaire de recherche (50%) :

La personne assurera le secrétariat de proximité et la gestion administrative des centres de recherche, en collaboration avec les autres membres du personnel administratif. Cette partie de fonction comprend notamment les tâches suivantes :

• le secrétariat général : gestion du courrier, agendas, archivage, accueil téléphonique, copies, salles de réunion, catering, … ;
• l’accueil des académiques, assistantes et assistants, chercheures et chercheurs, étudiantes et étudiants, visiteures et visiteurs ; l’organisation de séjours et déplacements IN et OUT ;
• l’organisation logistique et administrative d’événements et manifestations scientifiques (soutenances de thèse, colloques, conférences, séminaires, etc.) ;
• l’appui à la promotion des activités ;
• la gestion du site Internet des centres concernés, ainsi que des pages et sites Internet spécifiques à certains académiques ou projets de recherche ;
• l’aide à la rédaction de la newsletter ;
• la maintenance de bases de données (mailing lists, …) ;
• la gestion administrative des projets de recherche, en collaboration avec la gestionnaire logistique et comptable : suivi des contrats de recherche, des échéances, aide aux démarches relatives à l’engagement des chercheures et chercheurs, ...
• l’aide à la rédaction de rapports ;
• l’aide à la préparation de l’édition des publications et à la réalisation de supports de conférences, séminaires (Abstract, Power point, …) ;
• la gestion des bureaux, du matériel (commandes achats et suivis) ;
• le traitement de l’information comptable en collaboration avec le gestionnaire logistique et comptable ;
• le suivi des contacts avec les services généraux compétents (Assurances, Auditoires, Administration de la recherche, etc.) ;
• le support logistique à l’enseignement : gestion de certains aménagements d’horaires, examens, avis aux étudiantes et étudiants, aide à l’organisation d’événements, aide à la réalisation de supports de cours, etc.

Au sein de l’Institut, la plupart des secrétaires sont affecté·es tant à des tâches dites « de proximité » (voir ci-dessus) qu’à des tâches dites « transversales » (services à tous les membres de l’Institut). La personne recrutée pourra ainsi être amenée à fournir des services au bénéfice de plusieurs centres de l’Institut. Les tâches transversales pourraient notamment comprendre, en l’espèce, un apport à la gestion des invitations de conférenciers·ères étrangers·ères et/ou un soutien administratif au comité de rédaction de la Louvain Law Review – Annales de droit de Louvain

2/ Secrétaire d’Institut (32%) :

La personne viendra renforcer le staff administratif affecté à la gestion de l’Institut JUR-I et constituera un appui à la direction de l’Institut. Cette partie de fonction comprend notamment les tâches suivantes :

- Support administratif à la direction de l'institut :

• aide à la mise à jour de données et amélioration des bases de données ;
• secrétariat de première ligne ;
• aide à l’organisation de certains événements ;
• aide à la gestion de processus administratifs et logistiques ;
• aide à la gestion des agendas et à l’organisation de réunions ;
• aide à la communication interne et externe, …

- Aide à la gestion de la mobilité internationale et à l’engagement de chercheures et chercheurs :

• entretien d’un Vade Mecum ;
• relations avec les services généraux concernés et gestion / suivi des processus administratifs ;
• articulation au sein de l’institut.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau graduat/bachelier professionnalisant ou diplôme de niveau humanités secondaires supérieures avec expérience professionnelle jugée équivalente.
• Capacité de rédaction, excellentes orthographe et syntaxe.
• Très bonne connaissance des outils informatiques (Suite Office, visio-conférence, agenda partagé, outils internes - formations assurées par l’UCLouvain : DIAL, DRUPAL, …).
• Dynamisme et proactivité, polyvalence, autonomie, très bon sens de l’organisation, capacité à réaliser plusieurs tâches en parallèle.
• Capacité d’adaptation à plusieurs contextes de travail.
• Sens de l’accueil, des contacts et du service. Esprit d’équipe.
• Rigueur et précision.
• Aptitude à appréhender les procédures administratives internes et les appliquer en concertation avec les services compétents.
• La connaissance de l’anglais est indispensable. Celle du néerlandais est un atout.
• Disponibilité ponctuelle pour activités réalisées en soirée ou durant les week-ends.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.